Apa yang dilakukan Event Organizer ?

EO adalah sebutan untuk penyedia jasa event organizer profesional. Pada dasarnya adalah tugas EO adalah membantu klien (pelanggan) mengatur kegiatan yang dibutuhkan.

EO bertanggung jawab untuk merencanakan, mengelola, dan menyelenggarakan acara dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya. Ini mungkin karena sumber daya atau waktu klien yang terbatas.

Penyelenggara acara melakukan berbagai fungsi mengikuti kebutuhan klien dan tugas yang ditugaskan kepada mereka oleh manajemen.

Berikut tugas dan tanggung jawab EO :

Berkomunikasi dengan klien untuk memahami keinginan, kebutuhan, dan permintaan khusus mereka untuk acara tersebut.
Merencanakan dan mengatur acara dari konsep hingga selesai sesuai dengan preferensi klien.
Membuat anggaran yang sesuai dengan kebutuhan klien.
Memilih lokasi atau tempat yang paling cocok termasuk memesan, mempersiapkan, dan mengaturnya untuk acara.
Mendesain tata letak dan agenda acara.
Membuat panduan acara, tiket, pamflet, dan kegiatan pemasaran lainnya untuk mempromosikan acara secara tradisional atau digital.
Mempekerjakan dan mengelola staf, serta penampilan tamu khusus, MC, atau penghibur lain yang cocok untuk acara.
Menghadiri acara untuk mengawasi kegiatan dan memastikan detail ditangani sesuai rencana.
Mengatasi setiap perselisihan yang mungkin timbul, dan tetap berada di lokasi setelah acara berakhir untuk memastikan pembersihan yang tepat.
Bekerja dengan memberikan bimbingan dan arahan kepada staf yang terlibat dalam perencanaan dan eksekusi acara.
Bernegosiasi dan kontrak dengan vendor seperti fotografer, toko bunga, katering, layanan teknis dan transportasi pada berbagai barang dan jasa seperti keamanan, pencahayaan, peralatan suara, pajangan, panggung, parkir, makanan dan minuman dan barang penting lainnya untuk memastikan keberhasilan acara.
Memantau pengiriman barang dan jasa untuk memastikan ketentuan kontrak terpenuhi.
Mematuhi peraturan hukum, asuransi, dan kesehatan dan keselamatan.
Melakukan tugas terkait lainnya sebagaimana dapat ditetapkan atau diminta oleh klien.